Trasloco d'ufficio: la checklist per non fermare il lavoro

Per un ufficio di piccole o medie dimensioni consigliamo di iniziare a organizzare il trasloco almeno 2-3 mesi prima. Non perché il trasloco duri tanto, ma perché alcune cose non dipendono da te: l'attivazione della linea internet nella nuova sede, i lavori di adeguamento, i permessi per la sosta dei mezzi.

La prima mossa è nominare un referente interno: una persona che decide, risponde alle domande dei colleghi e tiene i contatti con noi. Quando le decisioni passano da troppe persone, il trasloco rallenta.

Fate un giro stanza per stanza e segnate cosa si sposta, cosa si butta e cosa si compra nuovo. È il momento migliore per alleggerire: ogni armadio che non viaggia è tempo e spazio risparmiati.

Poi disegnate, anche a mano, la pianta della nuova sede con un numero per ogni stanza e ogni postazione. Lo stesso numero va sulle etichette di scatole, sedie e cassettiere: chi scarica sa subito dove portare ogni cosa, anche senza conoscere l'ufficio.

Il rischio vero di un trasloco d'ufficio non sono i mobili, è restare senza rete il lunedì mattina. Chiedete subito al vostro fornitore i tempi per attivare la linea nella nuova sede, e fatelo appena firmato il contratto d'affitto.

Prima del trasloco fate un backup completo dei dati. Ogni collega spegne il proprio computer, raccoglie cavi e periferiche in una busta etichettata col numero della postazione. Server e apparati di rete vanno scollegati da chi li gestisce, che deve essere presente anche alla riaccensione.

Gli archivi sono la parte più pesante e più delicata. Prima di imballare, decidete con il commercialista o con il responsabile cosa va conservato in sede, cosa può andare in deposito e cosa si può distruggere secondo i tempi di conservazione previsti.

Se nella nuova sede manca spazio, l'archivio storico può stare in deposito: lo ritiriamo noi, lo custodiamo nei nostri depositi videosorvegliati H24 con allarme a Torino Parella e Grugliasco, e lo riportiamo quando serve.

Se il furgone o l'autoscala devono sostare in strada serve un permesso di occupazione temporanea del suolo pubblico. A Torino, secondo la Carta della qualità del servizio del Comune (luglio 2026), per un trasloco che non modifica la viabilità la domanda va presentata alla Polizia Municipale della zona almeno 5 giorni prima. Se invece il trasloco cambia la circolazione, interessa fermate o mezzi GTT o aree riservate come il carico-scarico, la richiesta va fatta almeno 20 giorni prima.

Sono tempi da mettere in calendario: in un trasloco Move & Go i permessi li gestiamo noi, ma ci servono la data e gli indirizzi per tempo.

Il modo più semplice per non fermare il lavoro è traslocare nel fine settimana: venerdì pomeriggio si chiude, sabato si carica e si scarica, domenica si rimonta e si sistema, lunedì mattina ognuno trova la propria scrivania pronta.

Il referente interno deve essere raggiungibile in quelle ore, con la pianta della nuova sede in mano. Le chiavi, i badge e gli accessi a garage e montacarichi vanno chiesti in anticipo all'amministratore dello stabile.

Aggiornate l'indirizzo su sito, scheda Google, firme email, carta intestata e fatture, e avvisate clienti e fornitori. Il cambio di sede legale va comunicato anche alla Camera di Commercio: il vostro commercialista sa come fare.