300 sedie in una sera: la convention degli architetti allo Sporting Dora, tra Sala Teatro e due palestre

Per una convention del mondo dell'architettura allo Sporting Dora, in corso Umbria a Torino, gli organizzatori ci hanno chiesto di occuparci delle 300 sedie della struttura: portarle dal punto di deposito e disporle tra la Sala Teatro e due palestre, secondo il layout che ci avevano mandato. Le altre sedie, a noleggio, le gestiva un altro fornitore; a noi toccavano solo quelle già presenti, senza trasporti da o verso altre sedi.

Il vincolo vero era il tempo. Per l'allestimento c'era una finestra di massimo 90 minuti: si poteva lavorare la sera prima, tra le 22:15 e mezzanotte, oppure la mattina dell'evento entro le 9:00. Abbiamo scelto la sera: alle 22:15 la squadra era sul posto e prima di mezzanotte le tre sale erano pronte, così la mattina gli organizzatori hanno trovato tutto in ordine senza correre contro l'apertura al pubblico. In sala c'era un consulente degli organizzatori per le indicazioni sul layout: file, corridoi e spazi da lasciare liberi.

Gli organizzatori avevano stimato una squadra di quattro operatori e ci avevano chiesto di proporre un'alternativa se permetteva di rispettare i tempi spendendo meno. È il modo giusto di chiedere un preventivo per un allestimento: chi conosce i percorsi interni e i tempi di movimentazione può dimensionare la squadra meglio di una stima fatta a tavolino.

Il riordino era a fasi. Le palestre andavano liberate entro le 17:00, la Sala Teatro solo dopo la plenaria conclusiva, con fine dei lavori entro le 19:30. Le sedie tornavano lungo le pareti, nelle posizioni concordate con la struttura. Nel preventivo abbiamo tenuto separati allestimento e riordino e abbiamo indicato come incidono un'attesa tra le due fasi o due accessi distinti, così l'ente poteva confrontare le offerte voce per voce.